Dématérialisation : un levier pour optimiser le traitement des factures et documents financiers

Aujourd’hui, la dématérialisation des documents comptables progresse fortement dans le monde des entreprises et se traduit par des gains de productivité et de sécurité, en même temps qu’elle réduit les coûts. Les entreprises doivent donc externaliser leur back office afin d’informatiser leurs échanges, s’appuyer sur des workflows de validation et bénéficier du support d’une infrastructure métier adaptée à leurs besoins : rapprochements, gestion des litiges, affectation comptable, etc.

L'enjeu de la dématérialisation des documents comptables et des factures n’est pas seulement économique mais aussi légal et organisationnel. Rarement laissés à la seule initiative des Directions des Systèmes d’Information, ces chantiers stratégiques sont portés par les Directions fonctionnelles directement concernées par ces sujets et le Top Management.

Smartinvoice : la facture intelligente pour diminuer les coûts de traitement comptable

Avec 6,5 millions de factures traitées, soit 26 000 par jour, Jouve dispose d’une expérience éprouvée de la dématérialisation. La force du groupe ? Sa capacité à traiter des volumes importants, la maîtrise de l’industrialisation de sa chaîne de production et l’expertise des équipes projet.

L’intégration des meilleurs outils de LAD et RAD du marché associée au développement de ses propres technologies industrielles permet d’optimiser l’automatisation des chaînes de production, de mutualiser l’exploitation des modèles de factures, à la fois en « en-tête/pied de page » et « à la ligne » et de proposer ainsi une prestation de service compétitive et des solutions de facture intelligente qui vous permettent de gagner en :

• coûts : suppression des frais postaux et des frais d’archivage papier, raccourcissement des délais de paiement,
• sécurité : fiabilité accrue par la comptabilisation automatique des factures, traçabilité, authenticité et intégrité des factures garanties,
• temps : rapidité de transmission, diminution des manipulations manuelles donc des erreurs de saisie et des litiges.

Structurer les documents pour aller plus loin

Sous l’impulsion de leurs Directions financières, de nombreuses sociétés abordent la dématérialisation fiscale en respectant uniquement les obligations légales d'archivage et de signature d'une image de facture. Cette première étape est un pas important dans la mise en œuvre d’une démarche plus complète mais doit nécessairement s’enrichir d’une structuration forte du document pour proposer une information aussi riche que le flux EDI.

Facture Box : une plate-forme Jouve pour optimiser la dématérialisation fiscale

Afin d’aller plus loin, Jouve a développé une plate-forme métier industrielle qui permet à toute entreprise d’envoyer ses factures à ses clients en mode électronique et dans différents formats (PDF, Word, spool d’impression, XML, ERP natif, etc.).

Jouve accompagne ainsi de nombreux clients dans la mise en place de processus de dématérialisation à valeur probante.

Dans le respect de la législation, le Groupe se charge de signer les documents, de les archiver et d’en extraire les informations pour le système comptable du client. En optant pour la solution Jouve de dématérialisation fiscale, les entreprises :

• optimisent leurs coûts de traitement et leurs frais de gestion,
• fiabilisent et garantissent l’intégrité et la sécurité des factures,
• améliorent leur relation fournisseur en maîtrisant les délais de paiement et diminuant les litiges,
• archivent électroniquement leurs documents.